Акт фиксирует не только факт передачи, но и точку отсчёта ответственности. По нему определяют дату доступа, состояние помещения, комплект ключей, показания счётчиков и наличие дефектов.
Проблема с актом обычно возникает не в день заселения, а через год: арендатор съезжает, на стене повреждение, один ключ потерян, показания не совпадают — и никто не помнит исходное состояние. Для здания или сооружения статья 655 ГК РФ прямо связывает передачу с передаточным документом; для офиса внутри здания акт также остаётся ключевым доказательством.
Что обязательно идентифицировать
- номер и дату договора аренды;
- стороны и представителей с основаниями полномочий;
- адрес, этаж, номер помещения, площадь и кадастровый номер;
- дату и время фактической передачи;
- назначение, в котором помещение передаётся.
Фразы «передано помещение по адресу» недостаточно, если на этаже несколько блоков или договор включает парковку, склад и офис. Каждый объект или часть объекта должны определяться однозначно.
Чек-лист состояния помещения
| Зона | Что зафиксировать |
|---|---|
| Стены, пол, потолок | материал, видимые повреждения, следы протечек |
| Окна и двери | целостность, замки, доводчики, количество ключей |
| Электрика | светильники, розетки, щит, показания счётчика |
| Вода и санитарные узлы | краны, сантехника, протечки, показания |
| Вентиляция и климат | оборудование, пульты, работоспособность |
| Пожарная безопасность | видимое оборудование и переданные инструкции |
| Доступ | ключи, карты, брелоки, пропуска, коды |
Как описывать дефекты
Не пишите просто «состояние удовлетворительное». Укажите место, размер и характер дефекта: «скол плитки у входной двери, примерно 3 × 2 см». Пронумеруйте фотографии и перечислите их в приложении к акту.
Рабочая формулировка
Стороны зафиксировали дефекты согласно перечню и фотографиям № 1–12. Указанные дефекты существовали до передачи и не относятся к повреждениям, причинённым арендатором.
Показания, ключи и документы
Создайте отдельную таблицу по каждому прибору учёта: номер, единица измерения, показание и дата. Для доступа перечислите количество ключей и карт. Также отметьте переданные инструкции, паспорта оборудования, правила бизнес-центра и документы на системы безопасности.
Акт возврата — отдельный документ
При прекращении аренды составьте новый акт с конечными показаниями, перечнем возвращённых ключей и сравнением состояния. Не ограничивайтесь подписью на первоначальном акте. До подписания согласуйте устранение повреждений, вывоз имущества и судьбу неотделимых улучшений.
Сначала проверьте договор аренды нежилого помещения, затем настройте учёт аренды офиса и порядок расчёта коммунальных платежей.
Документ бесполезен, если в момент спора его не найти
В Demyrent договор, акт, счета, квитанции и действия сторон остаются в истории конкретного объекта. При возврате помещения не нужно собирать доказательства из почты, чатов и папок сотрудников.
Начать бесплатно