Таблица учёта аренды — это простой способ держать под контролем, кто из арендаторов сколько и когда платит. На старте (1–3 объекта) достаточно Excel или Google Таблиц с колонками: объект, арендатор, сумма, дата платежа, статус. Когда объектов и начислений становится больше, ручная таблица начинает терять платежи и время — тогда выручает сервис учёта.

Excel-таблица — нормальная точка старта для арендодателя. Разберём, как собрать рабочую таблицу учёта аренды, какие столбцы реально нужны, и по каким признакам понять, что таблицу пора менять на инструмент.

Какие столбцы нужны в таблице учёта аренды

Минимальный набор, которого хватает для контроля платежей:

Столбец Зачем
ОбъектКвартира, кладовка, машиноместо — что именно сдаётся
АрендаторФИО и контакт
Сумма в месяцРазмер арендной платы
Срок оплатыЧисло месяца, до которого нужно заплатить
Месяцы (12 столбцов)Отметка оплаты по каждому месяцу: дата и сумма
ДолгСколько не доплачено на текущую дату
ДепозитСумма залога и его статус

Как считать оплаты и долги формулами

Чтобы таблица сама показывала задолженность, добавьте простые формулы:

  • Сумма оплат за год — функция СУММ() по 12 столбцам месяцев для каждого арендатора.
  • Сколько должно быть оплачено — число прошедших месяцев, умноженное на месячную ставку.
  • Долг — разница между «должно быть оплачено» и «фактически оплачено». Подсветите красным условным форматированием, если больше нуля.

Этого достаточно, чтобы с одного взгляда видеть, кто в просрочке.

Когда таблица перестаёт справляться

Excel хорош, пока объектов мало и вы помните о каждом платеже. Признаки, что пора переходить на сервис:

Вы вручную проверяете банковскую выписку и сверяете её с таблицей — это съедает время и даёт ошибки.

Приходится вручную напоминать арендаторам об оплате (а это неловко и легко забыть).

Нужно формировать счета, договоры, акты — таблица этого не умеет.

Объектов стало 5+ и легко потерять платёж или перепутать арендаторов.

Сервис учёта аренды делает то же, что таблица, но автоматически: сам выставляет счёт, фиксирует оплату (в том числе онлайн через СБП), показывает долги и напоминает арендаторам — без ручной сверки.

Частые вопросы

Как сделать таблицу оплаты аренды квартиры по месяцам?
Сделайте строку на каждого арендатора и 12 столбцов — по одному на месяц. В ячейку месяца вписывайте дату и сумму платежа. Рядом добавьте столбец «Долг» с формулой: (число прошедших месяцев × ставка) минус сумма всех оплат. Условное форматирование подсветит должников красным. Так одна таблица закрывает и учёт по месяцам, и контроль задолженности.
Excel или Google Таблицы — что лучше для учёта аренды?
Для одного человека функционально они равны. Google Таблицы удобнее тем, что доступны с телефона и не теряются при поломке компьютера — а это важно, если вы проверяете платежи в дороге. Excel привычнее и работает офлайн. Принципиальной разницы для учёта аренды нет — берите то, что под рукой.
Чем сервис лучше таблицы, если таблица бесплатная?
Таблицу нужно заполнять вручную: вы сами сверяете выписку, считаете долги и напоминаете об оплате. Сервис делает это сам — фиксирует онлайн-платёж, обновляет статус, шлёт напоминание арендатору и формирует договоры и счета. Экономия не в деньгах, а во времени и в том, что платежи перестают теряться. Demyrent для арендодателя бесплатен.

Учёт аренды без ручных таблиц

Demyrent сам ведёт начисления, фиксирует оплаты и показывает долги по каждому объекту. Договоры, счета, приём оплаты онлайн. Бесплатно.

Начать бесплатно